Formål og funksjon
Målgruppen for Boligmøtet er samskipnadenes styreleder, samskipnadsdirektør, leder for samskipnadens eiendoms-/boligvirksomhet, Kunnskapsdepartementet, Husbanken, Kommunal- og regionaldepartementet og NSO. Møtets formål er å skape en møteplass for å belyse og drøfte strategiske spørsmål i saker som omhandler studentboligbygging og –drift på overordnet nivå.
Det er ønskelig at alle samskipnadene er representert med direktør og styreleder. Den enkelte samskipnad kan normalt være representert med inntil 4 deltakere (inkl styreleder).
Boligmøtet og Samskipnadsmøtet/-rådet
Det årlige Boligmøtet og Samskipnadsmøte arrangeres i hhv vår- og høstsemesteret. Samskipnadsrådet har ansvaret for koordinering av møtenes program.
Det oppnevnes teknisk arrangør for hvert av møtene.
Møtene holdes over 2 dager med 1 overnatting. Møtenes starttidspunkt planlegges slik at det i størst mulig grad hensyntas infrastruktur/flyruter osv.
Planlegging og gjennomføring av møtene
Det skal nedsettes et Arbeidsutvalg for Boligmøtet med ansvar for det faglige programmet. Arbeidsutvalget kan ha følgende sammensetning:
| Arrangør: |
1- 2 representanter |
| Samskipnadsrådet: |
1– 2 representanter |
Tidspunkt for møtet fastsettes så tidlig som mulig, og meddeles samskipnadene/målgruppen så snart det er fastsatt. Program for møtene bør foreligge i god tid slik at det på et tidlig tidspunkt kan inngås avtale med aktuelle eksterne foredragsholdere.
Det utarbeides egen prosedyre for gjennomføring av møtene. Av prosedyren skal ansvars- og oppgavefordeling mellom Arbeidsutvalg/Samskipnadsråd og arrangør fremgå.
Foredragsholdere og fellesmiddager føres på felles regning. Deltakere (med unntak av inviterte gjester) gjør selv opp for hotell/overnatting.
Etterarbeid
Evalueringsskjema sendes deltakerne innen 1 uke etter avsluttet møte.
Det utarbeides referat/rapport fra møtene. Referat/rapport oversendes Samskipnadsrådets styre for videre oppfølging av eventuelle saker til Samskipnadsmøtet.
Arbeidsgruppen/sekretariatet utarbeider oversikt over budsjett, regnskap og kostnadsfordeling og følger opp at innbetalingene skjer som forutsatt.
Endringer av mandat/retningslinjer
Dette mandat/retningslinjer for Studentsamskipnadenes Boligmøte er utarbeidet på bakgrunn av vedtak fattet den 12. oktober 2011 på Samskipnadsmøtet 2011 (Ålesund). Senere endringer kan gjøres av Samskipnadsrådet etter høring/innspill fra Boligmøtets Arbeidsutvalg.
_____________________________________________
Vedtatt på styremøte i Samskipnadsrådet 17.11.2011